Cuestionario de Medios de Almacenamientos Masivos

1. Los locales asignados a la cintoteca y discoteca tienen:

  • Aire acondicionado ( )
  • Protección contra el fuego ( )
  • (señalar que tipo de protección )__________________________________
  • Cerradura especial ( )
  • Otra

2. ¿Tienen la cintoteca y discoteca protección automática contra el fuego?
SI ( ) NO ( )
(señalar de que tipo)_______________________________________________

3. ¿Que información mínima contiene el inventario de la cintoteca y la discoteca?

Número de serie o carrete ( )
Número o clave del usuario ( )
Número del archivo lógico ( )
Nombre del sistema que lo genera ( )
Fecha de expiración del archivo ( )
Fecha de expiración del archivo ( )
Número de volumen ( )
Otros

4. ¿Se verifican con frecuencia la validez de los inventarios de los archivos magnéticos?
SI ( ) NO ( )

5. En caso de existir discrepancia entre las cintas o discos y su contenido, se resuelven y explican satisfactoriamente las discrepancias?
SI ( ) NO ( )

6. ¿Que tan frecuentes son estas discrepancias?
_________________________________________________________________________

7. ¿Se tienen procedimientos que permitan la reconstrucción de un archivo en cinta a disco, el cual fue inadvertidamente destruido?
SI ( ) NO ( )

8. ¿Se tienen identificados los archivos con información confidencial y se cuenta con claves de acceso?
SI ( ) NO ( )
¿Cómo?_______________________________________________________________

9. ¿Existe un control estricto de las copias de estos archivos?
SI ( ) NO ( )

10. ¿Que medio se utiliza para almacenarlos?
Mueble con cerradura ( )
Bóveda ( )
Otro(especifique)_______________________________________________________

11. Este almacén esta situado:
En el mismo edificio del departamento ( )
En otro lugar ( )
¿Cual?_________________________________________________________________

12. ¿Se borran los archivos de los dispositivos de almacenamiento, cuando se desechan estos?
SI ( ) NO ( )

13. ¿Se certifica la destrucción o baja de los archivos defectuosos?
SI ( ) NO ( )
14. ¿Se registran como parte del inventario las nuevas cintas que recibe la biblioteca?
SI ( ) NO ( )

15 ¿Se tiene un responsable, por turno, de la cintoteca y discoteca?
SI ( ) NO ( )

16. ¿Se realizan auditorías periódicas a los medios de almacenamiento?
SI ( ) NO ( )

17. ¿Que medidas se toman en el caso de extravío de algún dispositivo de almacenamiento?

18. ¿Se restringe el acceso a los lugares asignados para guardar los dispositivos de almacenamiento, al personal autorizado?
SI ( ) NO ( )

19. ¿Se tiene relación del personal autorizado para firmar la salida de archivos confidenciales?
SI ( ) NO ( )

20. ¿Existe un procedimiento para registrar los archivos que se prestan y la fecha en que se devolverán?
SI ( ) NO ( )

21. ¿Se lleva control sobre los archivos prestados por la instalación?
SI ( ) NO ( )

22. En caso de préstamo ¿Conque información se documentan?
Nombre de la institución a quién se hace el préstamo.

  • fecha de recepción ( )
  • fecha en que se debe devolver ( )
  • archivos que contiene ( )
  • formatos ( )
  • cifras de control ( )
  • código de grabación ( )
  • nombre del responsable que los presto ( )
  • otros

23. Indique qué procedimiento se sigue en el reemplazo de las cintas que contienen los archivos maestros:

24. ¿Se conserva la cinta maestra anterior hasta después de la nueva cinta?
SI ( ) NO ( )

25. ¿El cintotecario controla la cinta maestra anterior previendo su uso incorrecto o su eliminación prematura?
SI ( ) NO ( )

26. ¿La operación de reemplazo es controlada por el cintotecario?
SI ( ) NO ( )

27. ¿Se utiliza la política de conservación de archivos hijo-padre-abuelo?
SI ( ) NO ( )

28. En los procesos que manejan archivos en línea, ¿Existen procedimientos para recuperar los archivos?
SI ( ) NO ( )

29. ¿Estos procedimientos los conocen los operadores?
SI ( ) NO ( )

30. ¿Con que periodicidad se revisan estos procedimientos?
MENSUAL ( ) ANUAL ( )
SEMESTRAL ( ) OTRA ( )

31. ¿Existe un responsable en caso de falla?
SI ( ) NO ( )

32. ¿Explique que políticas se siguen para la obtención de archivos de respaldo?

33. ¿Existe un procedimiento para el manejo de la información de la cintoteca?
SI ( ) NO ( )

34. ¿Lo conoce y lo sigue el cintotecario?
SI ( ) NO ( )

35. ¿Se distribuyen en forma periódica entre los jefes de sistemas y programación informes de archivos para que liberen los dispositivos de almacenamiento?
SI ( ) NO ( )

¿Con qué frecuencia?

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